Prazo de 11 anos passa a valer para a guarda de documentos fiscais eletrônicos pelas administrações públicas

Tributos Indiretos

Foi publicado no Diário Oficial da União de 16 de abril de 2025 o Ajuste SINIEF nº 02/25, aprovado na 196ª Reunião Ordinária do CONFAZ, realizada em Palmas (TO). A nova norma estabelece que os Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), entre outros, deverão ser armazenados pelos Estados, pelo Distrito Federal e pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil por, no mínimo, 132 meses — ou seja, 11 anos.

A medida visa padronizar a forma como esses documentos são mantidos pelas administrações tributárias da União, dos estados e do Distrito Federal, promovendo mais segurança jurídica e facilitando a rastreabilidade das informações fiscais.

Cada unidade da federação poderá escolher quais tecnologias e mídias utilizará para guardar os arquivos, desde que respeite o prazo mínimo exigido. Também será permitido que o tempo de recuperação dos documentos seja proporcional à sua data de emissão — desde que isso não ultrapasse os 11 anos determinados.

Outro ponto importante do Ajuste é que algumas tabelas usadas na autorização dos DF-e, principalmente as que envolvem eventos e inutilizações, não poderão ser apagadas. Esses dados deverão ser preservados integralmente pelas administrações públicas.

O Ajuste SINIEF nº 02/25 entra em vigor no dia 1º de maio de 2025.